في هذه المقالة سوف أشارك نظامًا شخصيًا يسمح لي بعمل كل شيء وألا أنسى أي شيء. انها بسيطة جدا وتنوعا: مناسبة لأي شخص. النتائج الأولى من تنفيذها مرئية في غضون أيام قليلة.
يعتمد النظام على ثلاثة أعمدة:
1. الأولويات
- تحديد أهم شيء بالنسبة لك. نحتاج كل يوم إلى القيام بالعشرات من المهام ، لكن ليس جميعها تقربنا من أهداف حياتنا. لذلك ، من المهم تحديد الأولويات. على سبيل المثال ، بالنسبة إلى المستقل ، قد تكون المهام المتعلقة بالعثور على عملاء جدد وخدمة العملاء الحاليين أولوية. لفتاة تجلس مع طفل في إجازة أمومة - دروس مع الطفل ، زيارات مخطط لها إلى العيادة ، إلخ.
- تحديد ما يمكنك تأجيله في وقت لاحق. وكقاعدة عامة ، هذه ليست مهام عاجلة وليست مهمة.
- سجل أولوياتك في الكتابة حتى تتمكن دائمًا من رؤيتها.
2. التخطيط السليم
- كل صباح أقدم قائمة بالمهام التي يجب القيام بها في يوم واحد. أقوم بمهام العمل من نظام CRM الذي أستخدمه . ولكن يمكنك أيضًا التخطيط ليوم عمل والاحتفاظ بسجلات للحالات في برنامج مجاني في Excel . كقاعدة عامة ، القائمة طويلة ويتضح أن تفشل كل الأشياء. هذا ليس مخيفا.
- بعد أن قمت بتجميع قائمة مهام لهذا اليوم ، أضعها في مرتبة حسب الأهمية. في البداية ، طرحت مسائل مهمة وعاجلة تتوافق مع أولوياتي. ثم - عاجل ليست مهمة. في نهاية القائمة ، هناك مهام غير مهمة وغير ملحّة.
- بجانب كل مهمة ، قمت بتعيين الوقت التقريبي المطلوب لإكمال العمل ، وأنا أعتبر الوقت الإجمالي لجميع المهام التي تم تطبيعها بالفعل. بمجرد اكتساب 6 ساعات ، أرسم الخط. أعلى الخط هي المهام التي يجب القيام بها في يوم واحد. أسفل السطر توجد مهام لا يمكن القيام بها ، وبالتالي ، سيتعين نقلها.
- استثناء هو إذا كان هناك الكثير من المهام العاجلة والهامة. ثم عليك العمل الإضافي لفعل كل شيء في الوقت المناسب.
- أثناء العمل ، أضع في القائمة ما هو جاهز بالفعل. إذا ظهرت مهام جديدة خلال اليوم ، فأضيفها إلى القائمة ، حسب الأولوية.
- يتم نقل جميع المهام التي لم أستطع إغلاقها في يوم واحد إلى القائمة في اليوم التالي ، وبالتالي يتم ترتيبها مرة أخرى. من هذه ، يتم اختيار عاجل ومهم ، الخ حسب المخطط
- في ليلة الجمعة ، أنظر إلى قائمة المهام غير المغلقة التي تراكمت خلال أسبوع العمل. إذا تم تأجيل النشاط التجاري يومًا بعد يوم ، فقد لا يكون الأمر يستحق القيام به. إذا لم تكن هناك حاجة إليها حقًا ، فأنا أتجاهلها وأنسى هذه المهمة.
3. سجل مكتوب من الحالات
يعمل النظام وأنت لا تنسى أي شيء إذا تم إصلاح جميع المهام في الكتابة. في المفكرة أو في ملف Excel - لا يهم. الشيء الرئيسي هو أن قائمة المهام هي دائما في متناول اليد وتغلق تلك الحالات التي هي في الجزء العلوي من القائمة. أي المهام الهامة والعاجلة التي تحركك إلى الأمام.
هذا النظام يركز انتباهك على المهم. تبدأ العمل أو تقوم بالأعمال المنزلية بشكل أكثر كفاءة ، وتتحرك بشكل أسرع نحو تحقيق أهداف الحياة.
يمكن تكييف النظام للعمل والقيام بالأعمال المنزلية ، والأنشطة مع الأطفال ، إلخ. بهذا المعنى ، إنه عالمي. لكن النصائح لا تعمل إلا إذا كنت تتبع جميع القواعد الواردة في المقال.
باستخدام التوصيات ، يمكنك مواكبة كل شيء وعدم نسيان أي شيء.
ما الذي يجب أن أبحث عنه؟
- الشيء الأكثر أهمية هو تحديد الأولويات بشكل صحيح. عندها سيكون لديك وقت للقيام بأشياء مهمة حقًا وعدم تأجيلها لوقت لاحق.
- لا تفرط في نفسك. على سبيل المثال ، يمكن أن تؤدي محاولات العمل من 10 إلى 12 ساعة في اليوم إلى حدوث اضطراب عاطفي أو احترافي . خطط للقيام بقدر الإمكان (عادة في العمل من 6-8 ساعات في اليوم).
- تطبيع المهام بشكل صحيح . على سبيل المثال ، إذا استغرق إعداد تقرير ساعة واحدة ، فلا تخطط لمدة 45 دقيقة. لن تؤدي محاولة إضافة المزيد من المهام في يوم العمل إلى ما هو ممكن فعليًا إلى أي شيء جيد (لا يزال ليس لديك وقت).
- إصلاح جميع المهام في مكان واحد. على سبيل المثال ، في دفتر واحد أو في ملف واحد. إذا كتبت مهام على أجزاء مختلفة من الورق ، فسرعًا أو آجلاً ستفقد شيئًا وتنسى ذلك.
- تأكد من نقل الأمور المتبقية من اليوم السابق إلى واحدة جديدة حتى لا تضيع المهام. يمكنك فقط حذف الحالات مرة واحدة في الأسبوع - مساء الجمعة. ثم تقرر المهام التي لا تحتاج إلى القيام بها ، لأن لقد فقدوا أهميتها أو ليست هناك حاجة فعلاً إليها
بعد أن قمت بتطبيق هذا النظام ، ستظل على دراية بكل شيء ولن تنسى أي شيء أبدًا. سوف تفريغ رأسك أيضًا من الحاجة إلى تذكر الوعود والأفعال التي يجب إكمالها.
0 تعليقات